Comment Préparer votre "État des Recettes et des Dépenses" (sans crise de panique)

Vous y êtes. Vous avez identifié votre "Petite ASBL". Vous savez que vous devez tenir une comptabilité simplifiée selon la "règle des 3 seaux".

Il est maintenant temps de parler du "grand examen" : le document final que vous devez produire chaque année.

Ce document s'appelle l'"État des Recettes et des Dépenses". Et contrairement à votre ancien fichier Excel que vous montriez juste à l'AG, celui-ci est un document légal officiel que vous devez déposer au Registre de commerce et des sociétés (RCS).

C'est souvent là que la panique s'installe. Mais n'ayez crainte, nous allons vous montrer exactement à quoi il ressemble et comment le préparer sans stress.

1. À quoi ressemble ce document ?

Ce n'est pas une simple liste. C'est un rapport structuré qui reprend les "3 seaux" dont nous avons parlé dans l'article précédent. Son format est basé sur les recommandations officielles (comme celles du Guide Comptable).

Il doit comporter 3 sections distinctes :

1. Activités Opérationnelles :

Recettes : Cotisations, dons, subsides, recettes de buvette...
Dépenses : Salaires, loyers, assurances, achats de boissons...
= Excédent ou Déficit Opérationnel (Le résultat de votre "vie de tous les jours")

2. Activités d'Investissement :

Recettes : L'argent reçu si vous vendez une machine.
Dépenses : L'achat d'un ordinateur, de matériel durable...
= Excédent ou Déficit d'Investissement

3. Activités de Financement :

Recettes : L'argent reçu d'un prêt bancaire.
Dépenses : Le remboursement du capital de ce prêt.
= Excédent ou Déficit de Financement

En additionnant ces trois résultats, vous obtenez l'augmentation (ou la diminution) totale de votre trésorerie sur l'année.

2. Le Cauchemar Manuel (La méthode "Excel")

Si vous gérez votre comptabilité sur Excel, voici ce qui vous attend à la fin de l'année.

C'est la longue nuit avant l'AG, armé d'une calculatrice et de beaucoup de café. Vous devez :

Ouvrir votre fichier Excel (ou votre cahier) qui contient des centaines de lignes de dépenses et de recettes mélangées.
Prendre chaque ligne, une par une, et la copier-coller dans la bonne section de votre rapport (Opérationnel, Investissement ou Financement).
Vous poser 100 fois la même question : "Est-ce que cet achat de 1200€ pour un nouveau frigo est une dépense 'Opérationnelle' ou un 'Investissement' ?"
Prier pour ne pas avoir fait d'erreur de formule et que le total corresponde à votre solde bancaire.

C'est stressant, sujet aux erreurs, et c'est une perte de temps colossale.

3. La Solution ClubHub (Le "Clic")

Rappelez-vous ce que nous avons vu dans l'article 4 : ClubHub n'est pas un tableur, c'est un moteur comptable intelligent.

Pendant que vous passez l'année à simplement valider des transactions en langage clair ("Oui, c'était l'achat du frigo"), notre système classe automatiquement chaque opération dans le bon "seau" en arrière-plan.

Lorsque votre année fiscale est terminée, vous n'avez pas à créer ce rapport. Il est déjà prêt.

Le processus sur ClubHub :

Vous lancez l'assistant de clôture annuelle ("Guided Annual Closing").
Le système vous présente votre "État des Recettes et des Dépenses", déjà rempli, structuré et calculé selon les normes légales.
Vous le vérifiez (il n'y a pas de surprise, car il reflète ce que vous avez validé toute l'année).
Vous cliquez sur "Générer le PDF".

C'est tout. Le document officiel est prêt à être présenté à votre AG et déposé au RCS. Ce qui prenait une nuit de stress se fait en un clic.

Comment Préparer votre "État des Recettes et des Dépenses" (sans crise de panique)

1. À quoi ressemble ce document ?

2. Le Cauchemar Manuel (La méthode "Excel")

3. La Solution ClubHub (Le "Clic")

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